Aktivita 10.1. Koordinujte implementaci činností

Odůvodnění

Kvalitní Plán udržitelné městské mobility nemusí automaticky vést k dobrým výsledkům, k těm vede jen úspěšná implementace stanovených balíčků opatření a činností. Pokud má plán efektivně naplnit své cíle, je potřeba mít vhodný management, který bude dohlížet na implementaci a řídit rizika. Proto je nutné se dohodnout se všemi aktéry, kteří jsou do implementace činností zapojeni. Dále je nezbytné, aby hlavní tým PUMM v průběhu celé implementace pravidelně komunikoval s technickým/odborným personálem.

Cíle/aims

  • Formalizovat role aktérů, kteří jsou nějakým způsobem zapojeni do implementace opatření
  • Zajistit řádnou koordinaci mezi všemi zúčastněnými stranami
  • Podpořit a usnadnit efektivní proces a posloupnost implementace
  • Řešit možná rizika
  • Zajistit transparentnost implementace.

Úkoly

  • Jako hlavní tým PUMM zůstaňte aktivní, jen tak bude zajištěna kontinuita mezi procesem přípravy plánu a jeho implementací. I nadále se pravidelně (např. jednou měsíčně) setkávejte, abyste měli přehled o vývoji implementace a mohli v případě potřeby zasáhnout.
  • Všem úřadům, odborům a institucím odpovědným za implementaci činností předejte potřebnou dokumentaci, především přehled základních informací s popisem klíčových aspektů jednotlivých činností. Pokud tyto přehledy nemáte doposud k dispozici, vypracujte je nyní (informace o tom, co by mělo být součástí přehledu základních informací, naleznete v Aktivitě 8.1 a 8.3. V rámci těchto aktivit se přehledy obvykle připravují).
  • Dohodněte se na postupech a odpovědnostech managementu. Každá z činností by měla mít jednu osobu, která bude odpovědná za řízení procesu implementace. Každý z těchto manažerů činností by měl shrnout ujednání a dohody do pracovního plánu, který slouží jako společný rámec pro všechny zainteresované strany.
  • Proveďte posouzení rizik a naplánujte alternativní řešení (pokračování analýzy v Aktivitě 8.3). Které z činností mají silný dopad na další činnosti a případné odklady v implementaci by mohly ohrozit úspěch celého PUMM? A jak byste mohli zareagovat, pokud ke zpoždění dojde?
  • Udržujte pravidelný osobní kontakt s manažery jednotlivých činností. Dohodněte se na tom, v jakém formátu a jak často byste od nich měli dostávat informace o aktuálním stavu (např. stručné neformální telefonáty jen mezi koordinátorem PUMM a manažerem činnosti mohou zamezit zbytečné byrokracii). V případě jakýchkoliv potíží zintenzivněte komunikaci, poskytněte potřebnou podporu a pomoc a využijte úřední a politické posily k podpoře implementace.
  • Organizujte pravidelná setkání pro kontrolu celkového stavu implementačního procesu. Alespoň jednou ročně uspořádejte setkání všech manažerů činností.

Aktivity nad rámec základních požadavků

  • Propojit řízení implementace činností s širšími systémy řízení výkonu v rámci administrativy.

Časový harmonogram a koordinace

  • V průběhu implementační fáze.

Kontrolní seznam

✔ předání základních informací implementátorům.

✔ pro každou činnost byly dohodnuty jednotlivé koordinační a implementační kroky.

✔ byla posouzena rizika a naplánovány alternativní aktivity.

✔ byla stanovena forma pro pravidelnou aktualizaci stavu implementace, kterou budu provádět manažeři činností.

Příklady dobré praxe: Západní Yorkshire, Spojené království: Management projektu zajistí trvalý dialog

Struktura pro přípravu a implementaci PUMM v Západním Yorkshiru (WYCA) je definována v organogramu: výkonný výbor připravuje PUMM a implementační program; rozhodnutí dělají politici; dopravní komise funguje jako projektový výbor – dohlíží na přípravu a implementaci PUMM. O financování implementace jednotlivých činností PUMM rozhoduje samostatná investiční komise. Management projektu je odpovědný za implementaci spolu s vedoucími tematických pracovních balíčků. Koordinování probíhá prostřednictvím diskuzí s úředníky, které se konají jednou měsíčně, schůze s politickým výborem, konané jednou za dva měsíce, a konzultace s veřejností a zainteresovanými subjekty.


Autor: Steve Heckley, WYCA, informace shromáždil Polis

Obrázek: West Yorkshire Transport Strategy 2040

 

Příklady dobré praxe: Groningen, Holandsko: Regionální partnerství veřejného a soukromého sektoru pro spolupráci a koordinování činností

PUMM v holandském Groningenu může stavět na dlouholeté tradici udržitelného plánování jak přímo pro město, tak pro celý městský region. Pro lepší koordinování implementačního procesu činností v Groningenu ustanovili zmocňující platformu pod názvem Groningen Bereikbaar – soukromě-veřejné partnerství pro udržitelný a přístupný Groningen, které zajišťuje, aby spolupráce mezi všemi aktéry v rámci různých dopravních projektů byla efektivní. Tato platforma byla velmi úspěšná, pokud jde o zajištění politické podpory, zvýšení angažovanosti a shromažďování nejlepších zkušeností a poznatků z veřejného i soukromého sektoru, z vědeckých kruhů, od obyvatel města a dalších zainteresovaných subjektů.


Autor: UBC, na základě GroningenBereikbaar.nl

Obrázek: Jeroen van Kooten

 

Příklady dobré praxe: Brno, Česká republika: Monitorovací nástroj PUMM pro implementaci činností

Monitorovací nástroj PUMM je aplikace prostorové databáze (GIS) pro odborníky i širší veřejnost. Obsahuje informace z akčního plánu o všech investicích (rozpočet, rok realizace atd.) a umožňuje podrobnou analýzu těchto dat. Odborníci (většinou partnerské organizace) využívají tento nástroj pro řízení implementace PUMM. Nástroj umožňuje spolupráci všech zúčastněných stran na jedné platformě, jde tedy o značnou úsporu času a lepší koordinaci implementačního procesu. Obyvatelé města mohou aplikaci využít jako zdroj informací o implementaci PUMM. Využití aplikace jako nástroje pro zapojení veřejnosti je momentálně ve vývoji.

Autor: Lukáš Báča, Město Brno; informace shromáždil Rupprecht Consult

Obrázek: Kateřina Nedvědová, Město Brno