Aktuality podle tagu
V boxu níže dosaďte za "tag:" kód tagu.
Například tag: tag1. Nebo tag: tag2. Atd.

Lekce 7 - díl 4. Externí pomoc při procesu SUMP

31. 03. 2020

Lekce boří jeden mýtus. Externí firma je ta, která nám zpracuje SUMP. Není to pravda (pokud tedy nežijeme třeba v Rumunsku).  Pokud časový harmonogram počítá s implementační fází, pak hlavním koordinátorem procesu SUMP nemůže být firma, ale město. Pokud se komunikuje s veřejností, tak hlavní roli má město (konkrétní politik), nikoliv odborná firma. Samozřejmě je dobré využít externí pomoc, ale jen pro určité úkoly, či etapy a musí to mít určité meze a pravidla. Uvádíme tři doporučení:

  • Uvažujte o externí pomoci pro ty úkoly, u kterých by nedostatek kapacit ve vaší organizaci způsobil snižování kvality nebo značné prodloužení procesu.
  • Rozhodněte, zda mohou být úkoly zadávány v rámci balíčků (některé úkoly jsou spolu provázané, např. zapojení veřejnosti a komunikace), nebo vyžadují specifické dovednosti a je nutné je zadávat samostatně (např. sběr dat, nebo ještě specifičtější průzkum v domácnostech nebo analýza kvality cyklistické infrastruktury).
  • Pokud delegujete na konzultanta i aktivity v oblasti řízení projektu, zajistěte, aby celkové koordinování projektu zůstalo na vašem orgánu pro plánování. U všech delegovaných úkolů vždy počítejte s dostatečným časem a dostatečnými zdroji pro řízení kvality ve vaší organizaci. Do zadávacích podmínek zařaďte i aktivity nutné pro budování kapacit, což vašemu personálu umožní získat příslušné kompetence pro příští proces plánování.

Celý překlad z evropské metodiky SUMP.

Aktivita 2.4: Uvažujte o externí pomoci

Odůvodnění

Většina místních úřadů se bude potýkat s tím, že schopnosti a dovednosti nutné pro vedení procesu plánování udržitelné městské mobility přesahují kapacity úřadu. Cílem je v případě potřeby pokrýt nezbytné aktuální dovednosti pomocí externích odborníků, a současně rozvíjet odbornost v oblasti PUMM uvnitř vlastní instituce.

Cíle

  • Splnit krátkodobé požadavky na potřebné dovednosti a budovat kapacity uvnitř vlastní instituce a v širší odborné komunitě.
  • Posílit efektivitu plánovacího procesu tak, aby co nejlépe využíval dostupné zdroje.
  • Zvýšit hodnotu PUMM prostřednictvím spolupráce s odborníky, kteří mohou přispět novým pohledem nebo přístupem k důležitým otázkám.

 

Úkoly

  • Na základě vaší strategie pro řešení chybějících dovedností (viz Aktivita 1.1) rozhodněte, pro které úkoly budete potřebovat pomoc externistů v případě, že není možné zajistit vlastní kapacity (například přijmout nové zaměstnance).
  • Uvažujte o externí pomoci pro ty úkoly, u kterých by nedostatek kapacit ve vaší organizaci, případně snaha zajistit jejich pokrytí uvnitř firmy, způsobil snižování kvality nebo značné prodloužení procesu.
  • Rozhodněte, zda mohou být úkoly zadávány v rámci balíčků (některé úkoly jsou spolu provázané, např. zapojení veřejnosti a komunikace), nebo vyžadují specifické dovednosti a je nutné je zadávat samostatně (např. sběr dat, nebo ještě specifičtější průzkum v domácnostech nebo analýza kvality cyklistické infrastruktury).
  • Na vybrané úkoly vypisujte tendery a uzavírejte smlouvy. Zadávané úkoly popisujte co nejpřesněji, včetně časových údajů a konkrétních výstupů. Pro výběr z nabídek používejte vhodná kritéria, která jste specifikovali v zadávacích podmínkách. Kromě ceny byste měli do značné míry zohlednit i obsahová kritéria (např. kvalitu popisovaného konceptu nebo metody, odbornost atd.). Zkušenosti ukázaly, že kvalita se vyplatí – nerealisticky nízké ceny obvykle vedou k méně kvalitním výsledkům nebo dodatečným nákladům.
  • Pokud delegujete na konzultanta i aktivity v oblasti řízení projektu, zajistěte, aby celkové koordinování projektu zůstalo na vašem orgánu pro plánování. U všech delegovaných úkolů vždy počítejte s dostatečným časem a dostatečnými zdroji pro řízení kvality ve vaší organizaci. Do zadávacích podmínek zařaďte i aktivity nutné pro budování kapacit, což vašemu personálu umožní získat příslušné kompetence pro příští proces plánování.

Časový harmonogram a koordinace

  • Při přípravě časového harmonogramu a pracovního plánu zohledněte termíny plánovaných tenderů.
  • Tendery a smlouvy plánujte až po získání politického mandátu a schválení pracovního plánu.

Kontrolní seznam

✔ bylo rozhodnuto, které úkoly vyžadují pomoc externích odborníků.

✔ byly vyhlášeny tendery na služby a byl vybrán vhodný dodavatel, který je obeznámen s konceptem PUMM.

 

Příklady úkolů, které mohou vyžadovat externí pomoc

Úkol  Detaily
Příprava, organizování a propagace akcí, podobně jako dokumentování a analýzy výstupů, které vzejdou z diskuzí souvisejících se zapojením veřejnosti a zainteresovaných subjektů. Nároky, které jsou kladeny na administrativní činnost v rámci kvalitně vedených participačních aktivit, by neměly být podceňovány. Například revidování komentářů bývá prováděno ručně, což je značně časově náročné, a především při online participačních aktivitách musí úřady zvládnout vysoký počet reakcí (víc než 1000 komentářů není neobvyklé číslo). Angažování neutrální osoby jako facilitátora může přispět k minimalizaci konfliktů (i těch z minulosti) a k lepší spolupráci v konstruktivní atmosféře.
Komunikace s veřejností Komunikační aktivity jako psaní atraktivních zpráv pro tisk a internet, případně pro veřejnost (např. na téma strategie mobility a SUMP), pomoc na sociálních sítí (které mohou zaznamenat značný počet komentářů) a pořizování profesionálních fotek v průběhu akcí.
Analýza stavu mobility včetně sběru dat Může jít buď o kompletní analýzu, nebo jen odborné dílčí úkoly nebo oblasti, které jde obvykle snadno vyčlenit (např. analýza kvality cyklistické infrastruktury, sběr dat u hustotě provozu motorové dopravy, analýza pěší dopravy, realizace průzkumu v domácnostech, nastavení dopravního modelu atd.)
Školení ke specifickým aktivitám Školení může pomoci úřadům k větší soběstačnosti v rámci celého procesu PUMM. Pokud například město používá nějaký dopravní model, je výhodné, když osoba uvnitř příslušného úřadu umí s modelem pracovat, a to i tehdy, když za tuto práci zodpovídá externí konzultant.
Právní poradenství V zemích, kde existuje závazný právní rámec ke zmírnění rizika soudního napadení SUMP.

 

Příklady dobré praxe pro východní Evropu: Cluj-Napoca, Rumunsko: Příprava SUMP v rukou externích konzultantů

Plán městské mobility pro město Cluj-Napoca byl vytvořen pod vedením partnerství Jaspers a Evropské banky pro obnovu a rozvoj (EBRD). Konzultanti řídí organizaci a implementaci celého procesu, včetně sběru dat, analýzy stávající situace a přípravy akčního plánu SUMP. Ve všech krocích procesu se aktivně zapojili i interní zaměstnanci úřadu, kteří poskytli cenné informace o místním kontextu. Externím konzultantům tak pomohli vypracovat SUMP, který co nejlépe vyhovuje místním podmínkám. Angažování externistů přineslo odborné znalosti a nové myšlenky a postoje a zvýšilo efektivitu procesu SUMP.

Autor: Město Cluj-Napoca, sběr informací: ICLEI, obrázek: Město Cluj-Napoca

Příklady dobré praxe: Soluň, Řecko: Odborná pomoc při realizaci centra pro monitorování mobility

Pro účely přípravy SUMP a monitorování opatření provedly místní úřady v Soluni analýzu velkého objemu dat z oblasti mobility. Město uzavřelo dohodu o spolupráci (2016 – dosud) s výzkumným centrem, které přispělo odbornými dovednostmi z oblasti plánování udržitelné mobility, big data management a dopravních modelů. Hlavním cílem spolupráce bylo zajistit, aby implementace budoucího SUMP zahrnovala vhodnou kombinaci odborné a vědecké práce, která pomůže zvýšit znalosti a dovednosti zaměstnanců místního úřadu, především v oblasti zapojení veřejnosti a sběru dat.

Autor: Maria Zourna, Město Soluň, a Georgia Aifantopoulou a Maria Morfoulaki, CERTH/Hellenic Institute of Transport, sběr informací: Polis; obrázek: Logo SUMP města Soluň

 

 


Štítky: Strategie (Role města, tag2)